Vivre dans un monde virtuel en ce moment n’a pas besoin d’être aussi confiné. S’il est vrai que beaucoup d’entre nous s’auto-isolent et exploitent leur travail à l’aide d’un ordinateur portable professionnel et d’un chat Zoom, il existe des moyens d’organiser un événement virtuel pour une réunion d’affaires, une vidéoconférence, une démonstration de produit ou même un véritable événement. soirée de lancement. En tant que chefs d’entreprise, nous n’avons pas à nous demander si les gens ne participeront pas à l’événement ou éviteront même d’y assister, car il existe de meilleures options..

Heureusement, de nombreux principes et concepts d’un véritable événement en personne s’appliquent toujours à la tenue d’un événement virtuel – jusqu’aux collations et au café et à l’heure de la rencontre. C’est une bonne idée d’imiter un événement réel autant que possible pour aider les gens à se sentir à l’aise et à participer, et aussi pour qu’ils restent avec l’événement et ne décrochent pas soudainement.

Bien qu’il puisse y avoir quelques obstacles techniques, il est toujours possible de s’engager avec les masses de manière efficace et productive et conduisant au même niveau de succès. La partie la plus importante de cela est d’être intentionnelle – se rendre compte que les gens sont inquiets et stressés par la pandémie mondiale et qu’ils ont beaucoup de choses en compétition pour leur attention. Lorsqu’il y a une approche rationalisée de l’événement, une communication cohérente et des avantages supplémentaires impliqués, vous découvrirez que les gens sont tout aussi intéressés et captifs.

1. Communiquer à quoi s’attendre

L’une des étapes les plus importantes pour tout événement est un report du monde réel. Plus vous pouvez communiquer à quoi vous attendre – en utilisant un agenda, un site Web avec plus de détails, des e-mails avec des mises à jour sur le calendrier et des photos de ceux qui parlent – mieux c’est. Cela puise dans le besoin humain fondamental d’être “au courant” à propos de tout événement.

Il permet également aux participants de savoir si l’événement sera hautement structuré et utile, même s’il est “obligatoire” pour eux. (Évitez l’erreur de penser qu’un événement requis garantira automatiquement le succès.) Un événement virtuel est déjà gêné par le fait qu’un participant peut avoir un smartphone assis à côté d’eux ou même une télévision à domicile et une console de jeux vidéo. S’ils savent qu’il y aura une discussion détaillée et la prise de décision, ils mettront le téléphone de côté.

2. Utilisez les fonctionnalités des événements Facebook

Il y a quelque chose de presque magique à utiliser les fonctionnalités des événements Facebook. Pour commencer, dans un environnement virtuel où tout le monde est sur un ordinateur portable et utilise Zoom pour y assister, les fonctionnalités de l’événement sur les médias sociaux sont de l’or pur. Ils rendent tout cela plus officiel. Cependant, les fonctionnalités de l’événement font également beaucoup plus que cela.

Parce que nous sommes tous distraits ces jours-ci, avec plusieurs options en termes de connexion, les fonctionnalités de l’événement enverront des notifications sous forme de rappels et suivront qui assistera réellement et qui sautera. Ces données peuvent vous aider pour chaque réunion. Une fois que vous organisez un événement, vous pouvez ensuite suivre le succès et contacter ceux qui ont sauté directement. Et, ne sous-estimez pas la valeur de la pression des pairs. Les fonctionnalités de l’événement montrent les participants potentiels qui ont accepté de faire partie de l’événement.

3. Planifier une discussion impromptue

Une autre leçon tirée des événements du monde réel est de permettre des discussions impromptues. Il y a une tentation de se mettre immédiatement au travail, de se lancer directement dans l’agenda. Évitez ce scénario. Encore une fois, nous parlons de distraits humains présents sur un ordinateur portable. La plupart d’entre nous ont besoin d’une période de temps pour s’adapter à l’étrangeté d’assister à un événement virtuel, et nous aimons connaître ceux qui y assistent de manière non structurée.

Accordez au moins 10 minutes ou plus aux personnes pour rattraper leur retard, discuter de la météo et même s’égarer dans des problèmes personnels. Personne n’aime assister à une réunion où il y a un programme froid et stérile et une principale tête parlante. Même dans le monde réel, ce sont des événements que les gens ignorent dès qu’ils commencent.

4. Faites trois fois plus de promotion

Pour garantir la réussite d’un événement virtuel, il est important de rappeler les participants à plusieurs reprises. Supposons que les gens soient extrêmement distraits, vous devrez donc promouvoir l’événement trois fois plus ou plus. Cela peut inclure l’envoi d’e-mails, de messages texte, de messages de discussion sur les réseaux sociaux et d’autres invitations au-delà de ce que vous feriez normalement. Comprendre comment les gens utilisent la communication numérique – c’est-à-dire qu’ils défilent rapidement les choses – signifie que vous devrez communiquer de manière excessive avec eux et essayer d’attirer leur intérêt et leur attention.

Une astuce ici est de suivre le succès de toutes les invitations pour chaque événement. Si vous envoyez des e-mails, assurez-vous d’utiliser un outil qui peut suivre si les participants potentiels ont ouvert et lu le message. Si vous publiez sur les réseaux sociaux, suivez les likes et les partages. Cela vous aidera à rester intentionnel sur la fréquence à laquelle vous communiquez sur l’événement et ce qui a ou n’a pas fonctionné dans le passé.

5. Encouragez les collations et le café

Devine quoi? L’une des raisons pour lesquelles nous assistons à de vraies réunions en personne est pour les collations gratuites. C’est la nature humaine. Dans un environnement virtuel, cela peut être difficile mais pas impossible. Si vous décidez de tenir une réunion d’entreprise dans quelques semaines et souhaitez que tout le monde y participe, essayez de proposer des incitations similaires. Sur le site Web de gestion d’événements EventBrite, par exemple, vous pouvez créer une page d’inscription pour vos employés. S’ils le remplissent et cliquent sur les bonnes options lors de l’inscription, offrez un code promotionnel pour une livraison gratuite UberEats ou un bagel gratuit dans un restaurant local – livré pour la réunion.

Imaginons que vous envisagiez de lancer un nouveau produit – envoyez à chaque participant un code gratuit pour un café chez Starbucks qu’il pourra utiliser pour la réunion. Ce concept peut sembler à l’ancienne et les employés ou les participants peuvent simplement utiliser le code et ne pas assister à la réunion, mais au moins c’est une tentative d’imiter une incitation du monde réel qui fonctionne réellement.

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