Aucun nouveau venu sur Internet, World Wide Dictation retrace ses origines en 1964, lorsque Herbert Ofner a ramassé des bandes magnétiques et des cassettes à New York et ses environs pour attendre les transcripteurs avec des machines à écrire et du papier carbone entre leurs feuilles de papier à dactylographie . Aujourd’hui, c’est une entreprise familiale de deuxième génération, dirigée par le fils du fondateur. Il a réussi la transition de cette entreprise, basée à Ardsley, NY, vers un environnement numérique, et elle est devenue l’une des plus grandes entreprises de transcription à service complet aux États-Unis. Aujourd’hui, World Wide Dictation compte parmi ses prestigieux clients le Columbia University Medical Center, la Harvard Health et la Johns Hopkins University.

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(Crédit d’image: World Wide Dictation)

traits

World Wide Dictation offre une suite complète de services qui couvre toute la gamme des applications de dictée numérique, aux services de dictée de pointe, aux outils eVoice et aux services Web, y compris les solutions de développement, de conception et de marketing Web. Avec plus de quatre décennies d’expérience dans ce domaine, World Wide Dictation offre certainement une suite de services plus complète que bien d’autres.

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Un service de base est bien sûr, où World Wide Dictation a commencé, à savoir avec leur service de transcription médicale. Fidèle à ses racines, la possibilité d’utiliser la dictée téléphonique est disponible, avec un système de dictée d’appel vers un numéro sans frais. Ensuite, chaque utilisateur possède son propre numéro d’identification personnel (PIN), qui l’identifie au fur et à mesure qu’il le dicte, et le clavier du téléphone peut fournir les fonctions d’un magnétophone, comme pour l’avance rapide, la pause et le rembobinage. Il y a même un guide imprimable donner aux cliniciens les raccourcis dont ils ont besoin pour dicter et les avoir facilement disponibles.

Ensuite, World Wide Dictation compte plus de 180 transcripteurs médicaux expérimentés et professionnels ainsi que 20 rédacteurs en chef pour transformer chaque dictée en un document médical professionnel. Ajoutant à la cohérence du processus, chaque compte est attribué à l’un de ces transcripteurs qui peuvent ensuite apprendre et suivre les nuances de chaque clinicien, et comment ils transforment une phrase lorsqu’ils dictent. Enfin, les documents sont livrés via leur site Web sécurisé, avec un simple nom d’utilisateur et mot de passe pour se connecter, et les documents peuvent être téléchargés.

L’ensemble du processus, comme tout clinicien chevronné pourrait s’y attendre, est totalement conforme à la HIPAA. En fait, il dépasse l’exigence de cryptage 128 bits, avec un cryptage 256 bits, assez bon pour non seulement satisfaire HIPAA, mais aussi répondre aux exigences des communications gouvernementales Top Secret.

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Le téléphone n’est pas la seule méthode pour créer un fichier audio pour la dictée. Tout comme lorsque la société a commencé dans les années 1960, World Wide Transcription peut réellement appliquer leur processus de transcription aux dictées capturées sur une cassette. Pour ces cliniciens chevronnés, et nous supposons que ce sont les mêmes qui voient leurs patients tout en portant des combinaisons en polyester avec des noeuds papillon colorés, ils ont la possibilité de dicter via une cassette analogique. Ensuite, la bande doit être copiée et un duplicata peut être envoyé par courrier du jour au lendemain à World Wide Dictation pour le processus de transcription. À vrai dire, World Wide Dictation à la réception de la bande la convertit en un fichier .WAV, qui est un fichier audio numérique, qui procède ensuite avec les autres fichiers audio numériques. Pourtant, pour ces pratiques analogiques errantes qui utilisent toujours la bande magnétique, il y en a sans aucun doute encore quelques-unes, apprécieront sûrement cette option.

Il existe également plusieurs options pour la livraison des documents. La connexion sécurisée et le téléchargement numérique sont populaires car les documents peuvent être livrés facilement et efficacement. Un autre avantage de ce choix est qu’alors World Wide Dictation conserve ensuite une copie du document indéfiniment, offrant l’avantage supplémentaire d’une sauvegarde dans le cloud de la documentation clinique, sans frais supplémentaires.

Pour les cliniciens qui préfèrent, il existe également des options pour obtenir les documents livrés par télécopieur, courrier et livraison le lendemain. De plus, pour l’option courrier, les documents peuvent être imprimés sur du papier à lettres de l’établissement pour un aspect professionnel, puis envoyés aux adresses de choix.

Désavantages

Il y a peu de critiques pour World Wide Dictation dans son ensemble, surtout compte tenu de sa présence de longue date sur le marché. Sur leur page Facebook, World Wide Dictation obtient une note globale favorable, avec un score de 4,7 étoiles sur 5, basé sur quatorze opinions, mais il y a peu de détails sur les spécificités du bien ou du mal.

Un inconvénient important est le manque d’applications mobiles, comme pour les smartphones et tablettes populaires d’Apple et d’Android. Comme les jeunes cliniciens préfèrent souvent utiliser leur smartphone pour à peu près tout ce qu’ils peuvent, plutôt que d’être attachés à une ligne fixe ou de transporter un appareil d’enregistrement numérique dédié, le manque de ces applications est une omission importante.

Soutien

World Wide Dictation offre une assistance par téléphone et par e-mail. Par téléphone, un numéro sans frais est disponible, avec des heures d’ouverture de 9 h 00 à 17 h 00 HNE en semaine uniquement. Il est également possible d’appeler un poste d’urgence, mais sachez que “Si l’appel n’est pas une urgence, nous nous réservons le droit de facturer à un taux horaire pour l’assistance technique en dehors des heures d’ouverture.”

Le support peut également être obtenu par e-mail avec des heures plus généreuses de 7 h à 22 h tous les jours de la semaine.

Tarification

Le prix de World Wide Dictation n’est pas énuméré sur leur site Web et est opaque. Un devis personnalisé peut être obtenu, mais nécessite un contact avec la société, qui peut être effectué par téléphone ou par e-mail. Au-delà de cela, il existe une offre pour un essai gratuit afin qu’au moins les clients potentiels puissent déterminer si cela répond à leurs besoins.

Verdict final

World Wide Dictation offre une transcription médicale professionnelle, avec des fonctionnalités telles qu’un choix d’options de livraison avec archivage numérique inclus et des transcripteurs professionnels en direct. L’omission d’applications mobiles, le manque d’avis d’utilisateurs et la tarification opaque sont des lacunes de cette offre. Pourtant, leur réputation de longue date dans cette industrie les vaut certainement l’essai gratuit, ainsi que pour les bureaux qui utilisent encore des cassettes, c’est l’une des rares options disponibles.

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