Zoho Books est une plate-forme basée sur le cloud conçue pour être un outil facile à utiliser pour les petites entreprises afin de gérer les comptes et les flux de trésorerie. Il est fabriqué par la société indienne de logiciels Zoho, fondée en 1996 et spécialisée dans le développement d’outils d’entreprise et de solutions informatiques.
Les principales caractéristiques de Zoho Books comprennent un tableau de bord intuitif, une fonctionnalité de suivi des stocks en temps réel et des outils de génération de rapports robustes. Il peut également connecter le compte bancaire de votre organisation, permettant ainsi des transferts de fonds automatisés. En outre, la plate-forme s’intègre aux services de paie tiers.
Bien que tout cela couvre la plupart des outils financiers dont votre PME a probablement besoin, il existe également une section d’aide détaillée sur le tableau de bord de Zoho Books si vous avez besoin d’informations sur d’autres fonctionnalités.
La plate-forme étant basée sur le cloud, elle peut être exécutée à partir de n’importe quel ordinateur disposant d’un accès à Internet.
Prix
Zoho offre un essai gratuit de 14 jours à toute personne intéressée par l’échantillonnage du logiciel.
Le forfait de base est de 9 $ (6,90 £) par organisation et par mois. Cela comprend cinq flux de travail automatisés, deux utilisateurs, un rapprochement bancaire, des factures personnalisées, un suivi des dépenses et des transactions récurrentes.
Le plan standard est de 19 $ (14,50 £) par organisation et par mois. Cela comprend tout le plan Basic doit offrir plus 500 contacts, trois utilisateurs, 10 workflows automatisés, des factures et des crédits fournisseurs.
Le forfait Professionnel est proposé à 29 dollars (22 £) par organisation et par mois. Il comprend des contacts illimités, 10 utilisateurs, 10 flux de travail automatisés, des commandes d’achat et un domaine personnalisé.
Installer
Les utilisateurs doivent uniquement ouvrir le navigateur Web de leur choix et accéder à https://www.zoho.eu/books pour commencer.
Comme mentionné précédemment, Zoho offre un essai de 14 jours pour tous les niveaux. Créez simplement un compte pour commencer. Lors de la configuration initiale, il vous sera demandé de choisir les modules dont vous avez besoin pour votre entreprise. C’est un processus simple: Zoho vous guide à travers chaque étape. Les utilisateurs seront invités à indiquer s’ils souhaitent activer l’authentification à deux facteurs lors de la connexion initiale. Vous pouvez choisir de l’activer immédiatement ou de vous le rappeler ultérieurement.
Une fois l’installation terminée, les utilisateurs peuvent ensuite renseigner leur profil d’entreprise. Si plusieurs personnes utilisent Zoho Books, vous devez les ajouter en tant qu’administrateurs, personnel ou personnel de la feuille de temps. Les administrateurs contrôlent globalement les comptes, le personnel peut accéder à tous les éléments, à l’exception des rapports, des paramètres et des outils de comptabilité. Le personnel de la feuille de temps ne peut accéder qu’aux feuilles de temps.
Les utilisateurs peuvent demander une démonstration à partir de la page d’accueil de leur compte. En dehors de cela, les utilisateurs peuvent choisir de configurer les soldes d’ouverture, de configurer le plan comptable ou de configurer les flux bancaires directs, en fonction des modules qu’ils ont choisi d’activer.
Zoho Books organise des webinaires chaque semaine. Ceux-ci donnent des conseils et des astuces tels que la navigation dans le tableau de bord.
Interface
Le tableau de bord de Zoho Books est très simple et facile à utiliser. Sur l’écran principal, les utilisateurs peuvent voir Total des comptes clients et Total, avec accès aux tableaux «Flux de trésorerie et dépenses» lorsqu’ils défilent.
Toutes les autres options sont facilement accessibles sur le côté gauche de l’écran. Selon les modules que vous activez, vous pouvez sélectionner des éléments, des opérations bancaires, des ventes, des achats, etc.
L’icône Paramètres en haut à droite de l’écran permet aux utilisateurs de modifier leurs préférences pour des éléments tels que l’image de marque, les ventes et les achats. Les paramètres généraux peuvent également être ajustés à partir d’ici.
L’interface possède de nombreuses options de menu, mais elle est conçue de manière si efficace qu’elle ne semble jamais écrasante.
Formes fantastiques
Zoho comprend les formulaires standard fournis avec la plupart des logiciels de comptabilité. Cependant, il contient également des bordereaux d’emballage, des factures d’achat et des bons de livraison.
Les formulaires de transaction peuvent contenir jusqu’à 10 champs personnalisés, ce qui n’est pas offert par les concurrents. Les factures comprennent des informations relatives aux frais d’expédition, à la taxe de vente et aux éventuelles réductions offertes.
Les transactions d’achat telles que les factures, les dépenses et les commandes d’achat offrent les mêmes informations détaillées.
Rupture de record
Zoho dispose d’une variété de modèles de dossiers, de formulaires de transaction et de rapports qui lui permettent de se démarquer.
Les utilisateurs peuvent créer de nouveaux contacts et importer des clients à partir d’un fichier dans la section Contacts, ces contacts étant créés en tant que client ou fournisseur.
Les détails de l’utilisateur apparaissent en haut à droite de chaque enregistrement de contact. Vous pouvez choisir parmi les taxes, les détails de paiement, l’adresse, les champs personnalisés et les balises de reporting via une série d’onglets. La plate-forme permet aux utilisateurs de créer jusqu’à 10 champs personnalisés.
Après avoir entré tous vos contacts dans le tableau de bord, vous pouvez les afficher sur un seul écran. Chaque contact a son propre graphique détaillant les paiements entrants et sortants. Dans l’onglet Transactions, les utilisateurs peuvent afficher toutes les transactions relatives à ce contact particulier, ainsi que le statut de chaque transaction.
Caractéristiques supplémentaires
Zoho Books dispose d’une application mobile supplémentaire. Une fois que vous avez créé votre compte, vous pouvez aller sur https://www.zoho.com/books/mobile-apps pour télécharger des logiciels pour les smartphones iOS, Android et Windows. Chaque application permet d’accéder à des informations rapides à partir de votre tableau de bord, de vos factures et de vos dépenses.
Verdict final
Zoho Books est un excellent outil pour les petites entreprises, contenant tout ce dont vous avez besoin pour vos besoins quotidiens en comptabilité. À certains égards, Zoho surpasse de loin ses concurrents, compte tenu du record de performance et des multiples formulaires de transaction disponibles.
Cependant, il n’inclut toujours pas la paie, ce qui constitue une critique majeure de la part des utilisateurs en ligne, même s’il peut s’intégrer à des solutions de paie tierces telles que greytHR et Paybooks.
La solution manque certaines des fonctionnalités avancées de la concurrence, telles que la personnalisation des rapports ou certaines des fonctionnalités supplémentaires disponibles dans la gestion de projet. Cependant, cela ne leur enlève pas son excellence globale. C’est une plate-forme simple à utiliser avec des formulaires de contact et de transaction très détaillés. Tout est parfaitement organisé pour que vous ne soyez pas obligé de passer beaucoup de temps à vous habituer à Zoho.
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