Meilleur logiciel de gestion de documents
1. Templafy
2. M-Files
3. Docuware
4. MasterControl Document Control
5. XaitPorter
Lisez la suite pour notre analyse détaillée de chaque système
À l’ère des technologies de l’informatique verte et du règlement général sur la protection des données (RGP) de l’UE, de nombreuses organisations n’ont plus de papier. Pour vous aider, il existe une pléthore de systèmes de gestion de documents (SGD) qui peuvent non seulement réduire le gaspillage, mais aussi rationaliser les processus métier.
Consacrer du temps et de l’argent à l’impression et au stockage de documents papier est de plus en plus considéré comme une mauvaise idée. Non seulement les copies physiques risquent-elles d’être perdues ou endommagées, mais vous êtes également responsable de leur conservation. Et ils vont bientôt s’entasser autour de votre bureau.
En implémentant le transfert des éléments vers un système de gestion de documents (DMS) dans vos opérations, vous libérez du temps à consacrer à d’autres domaines vitaux de votre entreprise. Vous êtes également beaucoup plus en sécurité en sachant que tous vos précieux documents et fichiers sont stockés et organisés via un logiciel, au lieu d’être éparpillés dans une salle de stockage.
Ces systèmes existent depuis quelques années, mais ils sont de plus en plus abordables et perfectionnés. Voici une sélection de six des meilleures offres actuellement disponibles, en tenant compte du prix, des fonctionnalités, des critiques professionnelles et des expériences des utilisateurs.
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Templafy simplifie l’utilisation de plusieurs suites bureautiques pour le contenu de marque, mais cela peut coûter cher
1. Templafy
Une solution de gestion de documents tout-en-un
Plateformes: Web, bureau, mobile | Ressources couvertes: Gestion de documents, édition, commentaires, collaboration | Basé sur le cloud: Oui | Intégrations: MS Office | Essai gratuit: Oui
Interface facile à utiliserApplications mobilesTarification cachée
Templafy est l’un des meilleurs outils de gestion de documents. Le système vise à intégrer les suites bureautiques essentielles et les solutions utilisées quotidiennement par les entreprises.
Si une chose peut être frustrante, il faut créer des documents de marque à l’aide de logiciels différents. Cela peut prendre beaucoup de temps et être fragmenté, mais Templafy peut vous aider. Avec celui-ci, vous pouvez créer une gamme de fichiers dans le système et les gérer à partir d’un seul flux.
Le logiciel est compatible avec toute une gamme d’appareils et utilise le cloud pour vous permettre d’accéder à tous vos documents sur des ordinateurs, des tablettes et des smartphones. Il existe également des contrôles de conformité automatiques et vous pouvez également facilement faire part de vos commentaires aux employés.
Le contact est requis pour un devis, et sans surprise, le coût exact dépend du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités et des add-ons choisis.
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M-Files peut gérer la plupart des documents et éviter les doublons.
2. M-Files
Documenter le logiciel qui détecte la duplication
Plateformes: Web, mobile | Ressources couvertes: Gestion de documents, édition, analyse de duplication | Basé sur le cloud: Oui | Intégrations: MS Office, Salesforce CRM | Essai gratuit: 30 jours
Intégrations pratiquesApplications mobilesPeut être trop limité
En ce qui concerne la gestion des documents, M-Files vise à améliorer les flux de travail internes et à garantir la sécurité des informations importantes à tout moment. Parmi ses clients figurent de nombreuses grandes entreprises telles que Comcast et Yokohama.
Il existe un seul coffre-fort pour une multitude de fichiers que vous pouvez facilement trouver par client, projet, date, statut ou autre critère. Le logiciel vise à éviter les doublons – il est assez courant de se retrouver avec deux copies du même rapport, voire plus. M-Files vous alertera si un document a été enregistré deux fois en analysant les noms et les données du projet. Vous obtenez également d’excellentes intégrations, notamment Microsoft Office et Salesforce CRM.
Un essai gratuit est disponible, mais les prix ne sont pas stipulés sur le site, vous devez donc nous contacter pour obtenir un devis.
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Docuware propose une approche innovante basée sur le cloud entièrement évolutive
3. Docuware
L’organisation des documents passe au cloud
Plateformes: Bureau, mobile | Ressources couvertes: Gestion de documents, stockage en nuage, traitement des factures | Basé sur le cloud: Oui | Intégrations: 500+ y compris Outlook, Oracle et SharePoint | Essai gratuit: Non
Couvre toute la gamme des tâches de document. Stockage basé sur le support technique. Support mobileTarif masqué
Docuware adopte une approche basée sur le cloud pour la gestion de documents. Il intègre le stockage en nuage et la bureautique pour créer un lieu de travail numérique. Cette approche sans papier de l’éventail complet des tâches de bureau est un autre exemple de la transformation numérique à l’origine de nombreux processus.
Docuware propose des services pour créer un «workflow cloud» en matière de documents. Il permet d’acheter des services à petite échelle en fonction des besoins, puis, à mesure que des scénarios de cas d’utilisation sont créés et que la fiabilité est assurée, le service peut être mis à l’échelle pour un déploiement plus important.
Des applications mobiles pouvant s’intégrer à ce flux de travail sont également proposées, facilitant ainsi la numérisation des reçus lors de vos déplacements, l’approbation des factures pour un paiement rapide et la signature de formulaires directement sur l’appareil.
Bien que Docuware propose une démo, il n’existe pas d’essai gratuit, et le prix, qui dépend bien sûr des services choisis, est caché et impose à l’acheteur potentiel de prendre contact avec lui pour obtenir un devis personnalisé.
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MasterControl Document Control bénéficie de la confiance des organismes de réglementation du monde entier.
4. MasterControl Document Control
DMS axé sur la conformité
Plateformes: Bureau, mobile | Ressources couvertes: Gestion de documents, collaboration, édition | Basé sur le cloud: Oui | Intégrations: Non | Essai gratuit: Non
Optimisé pour les mobilesPris en charge par les régulateursLe manque d’intégrationsPrix Opaque
Au sein des grandes organisations, des processus et des réglementations sont souvent mis en place pour garantir la conformité des documents et leur conformité aux directives de l’entreprise. Mais lorsque vous avez une tonne de fichiers, il peut être difficile de suivre de telles règles.
MasterControl, utilisé par certains des plus grands organismes de réglementation du monde, est un logiciel de contrôle de documents qui répond à des réglementations et à des normes complexes à travers le monde. Il vise à réduire les coûts de mise en conformité et à accroître l’efficacité interne.
Le système automatise entièrement le routage, la livraison, l’escalade et l’approbation des documents essentiels. Il contient également une archive centralisée et sécurisée dans laquelle vous pouvez stocker et rechercher des fichiers d’entreprise.
Il n’y a aucune indication d’un essai gratuit, et le prix nécessite de contacter l’entreprise pour obtenir un devis.
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XaitPorter offre souplesse et collaboration pour les documents dans divers formats.
5. XaitPorter
La collaboration dans le cloud à son meilleur
Plateformes: Bureau, mobile | Ressources couvertes: Gestion de documents, collaboration, édition | Basé sur le cloud: Oui | Intégrations: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Essai gratuit: Démo uniquement disponible
Fonctionnalités de collaboration intelligentes entièrement optimisées pour le Cloud Manque de gestion des formulairesPrix Opaque
Si vous recherchez une solution cloud pour créer des documents, vous devez absolument consulter XaitPorter.
La grande chose à propos de ce système est qu’il est extrêmement flexible. Vous pouvez collaborer et travailler simultanément sur des documents avec des collègues, et vous pouvez facilement partager vos commentaires. Il gère également tous les aspects du flux de travail, vous évitant ainsi de vous inquiéter du formatage, de la numérotation et de la présentation.
XaitPorter a également quelques astuces utiles sur le plan des intégrations. Le logiciel peut fonctionner avec Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office et Dynamics, SharePoint, OpenText et Dropbox. Et il est actuellement utilisé par quelque 45 000 entreprises à travers le monde.
Bien qu’une démonstration soit disponible, il n’y a pas d’essai gratuit, et la tarification nécessite de prendre contact pour obtenir un devis.
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Dokmee propose des solutions DMS pour le cloud, les ordinateurs de bureau et les téléphones mobiles, mais vous pouvez être mieux loti avec un abonnement multi-utilisateur.
6. Dokmee
Logiciel sécurisé pour la gestion de documents commerciaux
Plateformes: Bureau, mobile | Ressources couvertes: Gestion de documents, stockage | Basé sur le cloud: Oui | Intégrations: Avec la version Pro uniquement | Essai gratuit: 30 jours
Fonctions d’automatisationFocus sur la sécuritéLes produits meilleurs peuvent coûter cher
Dokmee donne la priorité à l’efficacité et à la sécurité en proposant un certain nombre d’offres de gestion de documents parmi lesquelles vous pouvez faire votre choix. Dokmee Desktop d’entrée de gamme n’est destiné qu’à un seul utilisateur (249 USD), mais il contient la plupart des fonctions principales d’index et de recherche, ainsi que des fonctionnalités d’organisation et de partage, ainsi que la plupart des fonctionnalités d’édition (enregistrer pour le contrôle de version).
Si vous souhaitez vous prévaloir de toutes les fonctionnalités, y compris des fonctionnalités de sécurité importantes, vous devrez passer à Dokmee Professional, ce qui permet également à plusieurs utilisateurs – et toute une gamme d’intégrations telles que les compléments Microsoft Office (par exemple). Word, Excel et Outlook).
Il existe également une version cloud bien conçue du DMS, bien que vous deviez contacter le fournisseur pour connaître le prix de ce produit et du package Professional. Un autre avantage est une application mobile gratuite disponible pour les appareils iOS et Android.
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