Smartsheet est une application Web puissante qui réinvente la feuille de calcul pour lui donner un large éventail de fonctionnalités supplémentaires qui la rendent incroyablement flexible.
Effectivement, c’est une base de données configurée comme une feuille de calcul. Ainsi, même si vous avez des colonnes et des lignes de base pour les valeurs de données, vous pouvez y ajouter de nombreux paramètres, des zones de liste déroulante, des symboles et même insérer des images.
Vous pouvez également afficher les données de différentes manières, notamment par Gantt ou par calendrier, et vous disposez d’un tableau de bord dans lequel vous pouvez intégrer des informations supplémentaires.
En réalité, il s’agit de faire bien plus que ce que les feuilles de calcul classiques peuvent faire, dans le but de couvrir les fonctions normalement présentes dans les applications de gestion de projet.
(Crédit image: Smartsheet)
Mise en place
L’inscription aurait dû être simple, mais lors de l’inscription, il a refusé d’accepter mon compte Gmail. Après quelques tentatives infructueuses, j’ai saisi mon courrier électronique professionnel, qui a ensuite ouvert un nouvel écran d’enregistrement comprenant une option permettant de se connecter à mon compte Google. Manque de réflexion commune – pas un bon début.
Une fois dans le tableau de bord de l’administrateur, vous trouverez un didacticiel vidéo pour présenter les fonctionnalités, mais il est difficile de tout prendre en compte. Attendez-vous à devoir faire une pause et à rejouer beaucoup de parties, car avec une puissance élevée, une courbe d’apprentissage aussi longue comprendre les fonctionnalités que vous devez utiliser.
Commencer une feuille de calcul de base est assez simple – il existe différents modèles fournis en fonction de ce sur quoi vous devez vous concentrer le plus. Ceux-ci incluent Grille, Liste de tâches ou Projet, qui sont tous fondamentalement le format de feuille de calcul bien que Project intègre également un calendrier après les premières lignes. Ces modèles sont accompagnés d’en-têtes de base que vous pouvez conserver, modifier ou ajouter à votre guise.
Cartes, un autre modèle, fournit un ensemble de colonnes sur lesquelles vous pouvez facilement faire glisser des informations. De cette façon, cela pourrait rappeler un peu Trello, mais ce sont toujours des feuilles de calcul basées sur des cellules, mais configurées pour un affichage différent.
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Gestion des données
Bien sûr, rien de plus intimidant qu’une feuille blanche. Cependant, s’il existe une option évidente pour commencer à partir de zéro, une option d’importation est disponible. Cela permet de mettre en jeu des données provenant d’autres formats de tableurs à partir de Microsoft Excel ou Project, ainsi que de Google Sheets ou de Trello.
J’ai testé cela en important mon flux de liste de lecture à partir de GoodReads et j’ai constaté que, même si les données importées étaient correctement importées, certains problèmes mineurs de formatage ont été rapidement résolus à l’aide de la commande replace.
L’un des grands avantages de Smartsheet est de pouvoir ajouter des informations supplémentaires au format de feuille de calcul normal, telles que l’insertion d’images ou de commentaires. Si vous faites cela, une petite icône apparaîtra dans la colonne appropriée, qui est en réalité un lien hypertexte vers le fichier en question.
D’une part, l’utilisation d’icônes est un moyen utile de voir que des informations ont été ajoutées. D’autre part, vous ne pouvez pas voir ce qui a été ajouté sans naviguer dans les cellules. Un survol de souris confirme simplement que quelque chose a été ajouté, mais il serait préférable qu’il révèle ce qu’il y a réellement.
(Crédit image: Smartsheet)
De plus, aucun flux en direct ne montre les modifications apportées à un fichier que les autres collaborateurs peuvent facilement voir. Alors que Smartsheet est censé mettre en évidence les modifications apportées à un fichier pour le bénéfice des autres utilisateurs lors de leur prochaine connexion, nous savons tous qu’il est facile de se connecter pour commencer quelque chose, mais de se faire appeler pour quelque chose de différent et de revenir et de se connecter. encore.
Même un seul utilisateur peut souhaiter disposer d’un flux d’activité indiquant les tâches effectuées, plutôt que de devoir vérifier des cellules individuelles dans une feuille de calcul pour confirmer ce qu’ils ont ou n’ont pas terminé.
Ces deux problèmes vont à l’encontre de l’efficacité des utilisateurs, qui devraient constituer un composant essentiel d’un logiciel comme celui-ci.
Il est également important de noter que bien que vous puissiez exporter des données de Smartsheet vers Excel, PDF ou Google Sheets, seules les données de base d’un tableur sont exportées et des données supplémentaires uniques à Smartsheet risquent d’être perdues.
(Crédit image: Smartsheet)
Facilité d’utilisation
Si vous connaissez bien les feuilles de calcul, vous ne devriez pas avoir trop de mal à vous familiariser avec les bases de l’utilisation de Smartsheet. Ce qui prend un peu de temps pour s’habituer, ce sont toutes les cloches et sifflets supplémentaires que vous ne connaissez pas et que vous ignorez peut-être.
Un grand nombre de messages d’aide sont déclenchés lorsque vous cliquez sur différentes options. Une bibliothèque d’apprentissage est également fournie pour vous aider à former les utilisateurs. Toutefois, les vidéos traitent de fonctionnalités plutôt que de les présenter, alors attendez-vous à de longues pauses et à une lecture. , qui risque de ne pas trop bien se passer en groupe.
Même s’il faut souligner qu’il s’agit d’un logiciel puissant qui peut faire beaucoup plus que Excel, sa logique peut aussi être frustrante.
Par exemple, lorsque j’ai commencé à saisir des données relatives au travail, j’ai rapidement découvert que les paramètres par défaut excluaient les dimanches ou les jours fériés. Cela signifiait que les tâches commencées un samedi et qui devaient durer deux jours montraient en fait qu’il en fallait trois dans la vue du calendrier.
Il serait préférable que les administrateurs ajoutent leurs propres conditions si nécessaire, plutôt que de devoir continuer à modifier les valeurs par défaut non requises.
(Crédit image: Smartsheet)
D’autres bizarreries incluent le fait que lorsque j’ai importé mes données GoodReads et configuré une vue de calendrier, tous les livres affichés ne portaient pas leur titre, mais leur code d’identification. Je n’ai rien trouvé dans les commandes d’en-tête habituelles pour corriger cela, puis j’ai découvert qu’il y avait en fait une icône de paramètres en haut à droite – mais, vous l’avez deviné, il n’y avait aucun moyen de définir quelle colonne devrait apparaître dans la vue du calendrier.
J’ai finalement compris comment le changer – mais plutôt que de simplement désigner la colonne du titre du livre comme colonne principale, je devais créer une nouvelle colonne et copier les données de la colonne principale dans celle-ci, puis copier les données de la colonne Titre dans la colonne Titre. primaire un – en renommant les trois colonnes car vous ne pouvez pas avoir de noms en double. Encore une fois, c’est un autre exemple de la façon dont les configurations par défaut du logiciel peuvent causer plus de problèmes qu’elles ne résolvent.
Ce négatif mis à part, les différents formats de modèles – et la possibilité de basculer entre eux – facilitent grandement la gestion des données. Par exemple, avec mes critiques GoodReads importées, la vue du calendrier a rapidement fait apparaître que GoodReads avait accumulé une foule de critiques à la même date, ce qui était faux.
La réparer était aussi simple que de glisser-déposer des données vers de nouvelles dates, ce qui mettait automatiquement à jour les cellules de ma feuille de calcul. Cependant, aucun tableau de bord n’a été mis à disposition avec mon importation comme prévu, ce qui signifie qu’il n’y avait aucun moyen de configurer des rapports basés sur celui-ci.
(Crédit image: Smartsheet)
Même dans l’ensemble, Smartsheet offre d’excellentes fonctionnalités, notamment la possibilité d’utiliser des formulaires pour envoyer des données. Ces formulaires peuvent être remplis par n’importe qui, tels que des tiers qui ne font pas partie de votre équipe ou qui utilisent même Smartsheet. Lorsque le formulaire est envoyé, les informations sont automatiquement entrées dans une feuille, par exemple pour un flux de travail, un rapport de demandes ou un tableau de métriques. Cela peut ensuite être géré via un tableau de bord d’état de gestion.
Le tableau de bord lui-même est normalement personnalisable, avec la possibilité d’intégrer des informations supplémentaires, telles que des images, des vidéos, des formulaires, etc., qui peuvent ensuite être partagées avec des parties prenantes nommées. Et au cœur du logiciel se trouve la capacité de gérer et de suivre les données, de transmettre les informations aux bonnes personnes au bon moment.
(Crédit image: Smartsheet)
Applications commerciales
Smartsheet fait évoluer les feuilles de calcul vers des endroits nouveaux et intéressants, et s’il n’est envisagé qu’à cet égard, il s’agit clairement d’un leader du marché. Mais il se vend également comme une application de gestion de projet, entre autres choses, et c’est là que les choses deviennent un peu moins favorables. D’autres outils de gestion de projet ont une interface plus conviviale et des fonctionnalités plus spécialisées.
Cependant, Smartsheet offre un moyen clair et simple de présenter des données qui seront familières à tout utilisateur de feuille de calcul. Même dans ce cas, il est important de garder à l’esprit que Smartsheet offre certes plus d’options que Microsoft Excel et Project, mais qu’il offre des fonctionnalités différentes qui peuvent attirer certains utilisateurs. Les limitations incluent le fait que, bien que vous puissiez créer plusieurs feuilles, vous ne pouvez pas créer de classeurs avec des feuilles à onglets.
(Crédit image: Smartsheet)
Pour en revenir aux avantages, il existe des fonctionnalités supplémentaires axées sur l’automatisation des processus et la création de flux de travail qui le rapprochent de la gestion de projet. Mais il faudra une formation pour amener le personnel à un niveau où il pourra utiliser des options intermédiaires et avancées telles que celles-ci.
Cela dit, il est facile de voir comment Smartsheet pourrait être vendu en remplacement ou – mieux encore – en une mise à niveau à partir d’Excel ou de tout autre programme de feuille de calcul. C’est la victoire facile.
Le prix le plus difficile est le prix Smartsheet. Il existe deux niveaux principaux, le premier étant individuel, au prix de 14 US $ (10,83 £) par mois, ce qui permet aux collaborateurs de visualiser, éditer et gérer des feuilles gratuitement.
Le second niveau, destiné aux entreprises comptant plus de trois utilisateurs autorisés, facture 25 USD (19 £) par utilisateur et par mois, mais uniquement si facturé annuellement. Cela rend Smartsheet beaucoup plus coûteux que les programmes de tableurs concurrents, tout en le plaçant au niveau des logiciels de gestion de projet les plus coûteux.
(Crédit image: Smartsheet)
Verdict final
Smartsheet réussit très bien et pourrait remplacer en toute confiance toute solution de feuille de calcul existante tout en ajoutant beaucoup plus de valeur en termes de volume et de possibilités. Mais si cela peut faire beaucoup pour les données, il peut ne pas en faire beaucoup pour les utilisateurs. À partir de configurations originales et de l’interface utilisateur de base, Smartsheet est associé à des inefficacités inhérentes au système qui, au lieu d’augmenter la productivité, risquent de le ralentir.
En plus de cela, bien qu’il existe une option pour le travail collaboratif, je suppose que la plupart des gestionnaires auront à couvrir la plus grande partie de la saisie des données. Par conséquent, le risque est que cela puisse initialement sembler ajouter davantage à une charge de travail. Toutefois, cela peut être compensé par le fait qu’une seule solution est utilisée pour gérer toutes les données et la supervision de la gestion, au lieu d’utiliser plusieurs packages.
La tarification semble également non compétitive, en particulier avec certaines solutions de gestion de projet intelligente, telles que Trello, Zoho Projects, Monday.com et Wrike. Smartsheet ne peut pas toujours rivaliser avec certains d’entre eux, en particulier sur l’expérience utilisateur, mais son prix est plus élevé.
Néanmoins, pour les entreprises qui valorisent leurs données et souhaitent dépasser le format de feuille de calcul de base et permettre à leurs données de faire plus, Smartsheet offre une solution très réelle.
Globalement, Smartsheet plaira probablement aux utilisateurs de l’entreprise, notamment en raison de sa familiarité initiale, mais aussi du fait que l’utilisation des données et les flux de travail font partie intégrante des opérations. Les utilisateurs de petites entreprises peuvent préférer une solution reposant moins sur la logique froide et offrant une interface utilisateur plus chaleureuse.
